GESTIÓN DEL TIEMPO
“Un hombre
que se atreve a perder una hora de su tiempo no ha descubierto el valor de la
vida”
Charles
Darwin
Cuando hablamos de tiempo, hay
múltiples definiciones sobre el mismo, normalmente, si revisamos la RAE, por
ejemplo, se habla de una magnitud física que permite ordenar los sucesos
estableciendo un pasado, un presente, un futuro, etcétera. Pero no nos importa
tanto una definición como tener en cuenta dos dimensiones del tiempo.
En primer lugar, está la dimensión interna del mismo, aquella que surge
de nuestra percepción y de nuestra gestión del tiempo: depende de nosotros.
Y por otro lado está la dimensión externa del tiempo: aquella que la
marcan otras personas y que se manifiesta en forma de calendarios, deadlines,
plazos, etcétera. Nosotros vamos a incidir, sobre todo, en la primera, en la
gestión interna del tiempo.
Es necesario saber que día a día tenemos actividades y responsabilidades
las cuales requieren de su tiempo para que sean ejecutadas, por eso debemos
aprender a gestionar el tiempo adecuadamente. Esta gestión del tiempo debe ser
fundamental más si nos encontramos en el entorno digital y es de esperarse ya
que en la actualidad el alcance del internet ha adquirido una gran ventaja y beneficios,
pero también una gran distracción, así que gestionar adecuadamente el tiempo es
clave en un entorno digital para ser productivos.
PLANIFICACIÓN DE TAREAS
La organización y la planificación son claves en gestión del tiempo,
pero, lo importante es que se basen en prioridades. Por tanto, primero
establecemos estas prioridades. Segundo, planificamos y tercero, actuamos. Es
importante definir o categorizar estas tareas con los criterios de importancia
y urgencia. Las tareas importantes son aquellas que deben llevarse a cabo para
la consecución de nuestros objetivos y las tareas urgentes son aquellas que
deben ser llevadas a cabo ya.
Hacer esta diferenciación mediante un listado o cuadrante nos ayudará a
ser más productivos. Por ejemplo, primer cuadrante: imprevistos, crisis,
problemas que surgen sin que los hayamos previsto, cuadrante dos: podemos
planificar, hacer networking, reflexionar sobre las tareas que tenemos que
hacer, las notificaciones de email, redes sociales, etc., irían en el cuadrante
III, ojo siempre y cuando estén dentro del ámbito laboral. Y ya ahora si en el
cuarto cuadrante se sitúan todas aquellas distracciones, notificaciones (de
nuevo de redes sociales, vídeos, etc.
CONVATIR LAS INTERRUPCIONES
¿Por qué
es importante combatirlas? Primero, porque afectan a nuestro ritmo de trabajo,
disminuyen nuestra concentración, se dice que cada vez que nos interrumpen
tardamos una media de 10 minutos en volver a retomar la concentración. Tercero,
porque nos hacen torpes, lentos y porque nos distraen en la consecución de
nuestros objetivos. Pero también nos afectan a la parte psicológica: nuestra
motivación disminuye si constantemente nos están interrumpiendo. Nuestra
creatividad también se ve afectada, nuestro buen humor, nos ponen de mal humor.
Y, por último, si se repiten con mucha frecuencia y si son graves son fuentes
de estrés y de ansiedad.
Hay que
partir de la premisa de que no podemos combatirlas al 100%, pero sí que podemos
desarrollar estrategias para minimizarlas y combatirlas.
GOOGLE CALENDAR
Existen múltiples herramientas para la organización de tareas, una de ellas es Google Calendar. Una de las herramientas organizativas más utilizada en los últimos años ya que permite manejar varios calendarios a la vez, permite programar reuniones e invitar a otros usuarios, adjuntar archivos y localización del evento, permite poner etiquetas y alarmas a los eventos, entre otras muchas particularidades.
REFERENCIAS
Retortillo, Á. (6 de marzo de 2016). Google Activate.
Recuperado el marzo de 2022, de Área Empleo Fundación Santa María la Real:
https://learndigital.withgoogle.com/activate/course/personal-productivity/module/1122/lesson/1123
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